Mötesteknik tips som förbättrar engagemanget

»Du vinner inte kunden genom att vinna diskussionen«

»Du vinner kunden med en mötesteknik som bygger ökad kundnöjdhet«
Mötesteknik som omvandlar dina möten till något produktivt som är fokuserat och energigivande.

Mötesteknik som omvandlar genom att dramatisera.

Faktum är att dåliga möten är en återspegling av dåliga servicegivare.

Ännu värre är att de för med sig en tung kostnad. En kostnad som du absolut måste göra mindre. Dålig effektivitet vid dina möten kan vara ett förödande hinder för ditt företags framgång!

Den största myten som finns om möten är att de till sin natur saknar värde

Allt som oftast har du kanske kommit att acceptera att möten är mest en plåga. Kanske du tycker att de är improduktiva och ett nödvändigt ont som du inte kan komma ifrån.

Utmana din attityd.

Lyckligtvis kan du utmana föreställningen om att dina möten inte skulle gå att förbättra.

Du har stora möjligheter till förbättring. Du kan omvandla det som nu är tråkigt och tärande. Du kan göra det till något produktivt som är fokuserat och mer energigivande. Nyckeln till ny mötesteknik har en annan lösning är vad du tror. Det behöver inte ha att göra med bättre förberedelser, dagordningar eller protokoll.

För att lösa problemet måste du som servicegivare börja använda en ny syn på din mötesteknik. Ett synsätt som är stick i stäv mot din tidigare attityd. Du måste börja använda några för dig nya riktlinjer för din mötesteknik.

1:a steget i omvandlingen av dina möten

Första steget i din omvandling av dina möten är att förstå varför de är så dåliga.

Det finns två grundläggande problem som du ska fundera på.

För det första saknar ofta dina möten dramatik. Det gör dem tråkiga.
För det andra behöver många av dina möten sammanhang och syfte.

Denna brist gör dina möten till en förvirrande upplevelse.

T.ex. kan nog dina möten vara en blandning av allt från administration, taktik, strategi till generell översyn. Tar du upp allt detta i ett sammanhang skapar du en ofokuserad upplevelse.  Saker framstår i ett sammanflätat mönster och saker och ting snor in sig i varandra. Det finns stor risk att det leder till en upplevelse av ett ändlöst möte. Det kommer att kännas som att mötet inte leder till något resultat. Att inget kommer till klarhet.

Lägg in mera dramatik i dina möten

Nyckeln till din nya mötesteknik, är att göra dina möten mer engagerande. Så att de inte är så tråkiga.

Din nya mötesteknik hittar du i att dramatisera mera.

Lösningen ligger i att spåra och vårda den spänning som ska finnas för att ett möte ska engagera de som deltar. Ett av de bästa ställena att lära dig hur du gör det, är i Hollywood.

Regissörer och manusförfattare har sedan länge lärt sig att filmer behöver konflikter för att hålla intresset högt. Publiken måste tro att det är mycket som står på spel. De behöver känna igen vissa signaler för att bli engagerade.

Speciellt viktigt är det att se till att det finns spänning i inledningen. Friktion eller konflikt under de första 10 minuterna av en film är avgörande.

Inledningen måste dramatisera vad som komma ska. Om inte, kommer publiken att tappa intresset och engagemanget.

Du måste dramatisera

Det gör du genom att ställa de rätta frågorna.

Tänk dig att det ska vara de mest omdiskuterade frågorna.

Lägg fram dessa direkt i början av dina möten.

Ställ sedan krav på att dina deltagare ska tampas med dessa frågor till dess de fått fram ett resultat och ett godtagbart svar.
På så sätt klarar du att skapa en dramatik som gör ditt möte äkta och fängslande. Det förhindrar att dina deltagare fysiskt är på mötet men har tankarna på ett annat ställe.

Det motverkar att de mentalt lämnar mötet.

Tyvärr hjälper inte en massa dramatik om du inte kan ge rätt förutsättningar

Du måste göra klart för dina deltagare varför ni har mötet och vad som förväntas av dem.

För att skapa sammanhang måste du skilja mellan olika typer av möten.

Du får inte mixa samman skiftande ämnen till ett enda långt möte. Det skapar förvirring och frustration.
Du ger då deltagarna en tuff uppgift. Du kräver att de ska kämpa sig fram och tillbaka mellan taktiska och strategiska punkter. Det bli inte effektivt.
Det blir bara ett samtal, som ger liten eller ingen som helst lösning på frågor.

Att du skapar sammanhang i dina möten kan betyda att du behöver ha fler möten

Fler möten. Men inte längre möten.
Utan fler olika typer av möten.

Du bör ha fyra olika möten på regelbunden basis:

1. Dagliga checkmöten: För att kolla upp nutid.

2. Taktiska veckomöten: För att prioritera kommande närtid.

3. Strategiska månadsmöten: För att välja hur och var resurserna ska riktas in.

4. Kvartalsvisa utvärderingsmöten: För att värdera vad som gett effekt – respektive vad som inte nått något resultat.

Dagligt checkmöte med ditt kundteam

Ditt dagliga checkmöte är ett schemalagt och administrativt möte.
Det ska inte pågå mer än 5 till 10 minuter.

 Syftet är att du ska hålla ditt kundteam på rätt bana.

Ett sätt för dig att ha ett dagligt forum. För att uppdatera era aktiviteter och lägga fast ert dagliga schema.

Taktiskt veckomöte med ditt kundteam

Taktiskt veckomöte är vad de flesta känner igen som ett personalmöten.
Dina veckomöten bör vara ca 20 minuter långa. Eller max en timme.

Du ska inrikta mötet på diskussion.

För att få fram en lösning som ger effekt i närtid. Och du ska ta upp i första hand frågor som är kopplade till långsiktiga mål.

Ironiskt nog fungerar detta bäst om det inte finns någon förutbestämd agenda. I stället bör ditt team snabbt kolla in varandras prioriteringar. Och de prioriteringar som gäller för gruppen gemensamt. Sedan kan ni besluta vad ni ska diskutera under resten av mötet.

Detta hjälper er att inte slösa bort tid på triviala frågor. Det får er att bara fokusera på de frågor som verkligen är relevanta och kritiska.

Nyckeln för att göra de taktiska mötena lyckosamma är disciplin. Att du ser till att observera och skjuta på de diskussioner som rör mer strategiska frågor.

Det i sin tur leder dig till den tredje typen av möte.

Strategiska månadsmöten med ditt kundteam

Strategiska månadsmöten är den mest intressanta typen av möte för dig som servicegivare.

Mötet är en viktig indikator för hur bra ditt kundteam och ditt företag mår rent strategiskt.

Det är en lämplig plats för stora frågor. De som kommer att ha en långsiktig inverkan på verksamheten.

Dessa frågor kräver mer tid och en reflekterande inställning. Det är en situation när deltagarna kan ha brainstormings. De kan debattera och presentera idéer. Ni kan diskutera er fram till hur ni ska jaga den optimala långsiktiga lösningen.

Varje strategiskt möte bör ta upp ett eller två ämnen. Det bör finnas två timmars utrymme för varje ämne.

Kvartalsvisa utvärderingsmöten med ditt kundteam

Det kvartalsvisa utvärderingsmötet är en möjlighet för din grupp att ta ett steg bort från den löpande verksamheten. Bokstavligt och bildligt.

Ni får tillfälle att ompröva en rad olika frågor.

Som den mellanmänskliga relationen. Och prestationen i gruppen. Moralen och etiken. Företagets strategi.

Resultaten som levereras av toppresterande personal så väl som bottenpresterande personal.  Konkurrensfarliga hot och trenderna i branschen.

Dessa möten kan ha en längd på allt från större delen av en dag till två hela dagar varje kvartal.

Kortfattat ska du tänka så här när du ska ha ett möte:

Starta i tid.

Sluta i tid.

Ha ett tydligt syfte.

Håll dig till syftet.

Ha med rätt deltagare.

Ett bra möte som bygger kundnöjdhet ska göra det här jobbet:

Vara effektivt, »ni får saker gjorda«.

Upplevas som positivt och kul, »de som är med har det roligt och ser fram emot nästa möte«.

Få alla att vilja engagera sig, »varje deltagare är aktiv, istället för att de låter tankarna vandra till vad de ska göra efter mötet«.

Skapa och ta hand om kreativitet, »få tänkandet att kanaliseras bort från det vanliga för att fokusera nya områden«.

Stefan Sperlingsson, Sperlingsson företagarstöd

Kundglädje är säljglädje

Det är kundglädjen som gör skillnad.
Skillnaden mellan att köpa av dig och att vilja köpa av dig.
Det där lilla extra som gör att du blir vald istället för bortvald.

Skillnaden ligger i att du gör det där lilla extra, med glädje.
Det är det som skiljer en bra insats från framgång.

Stefan Sperlingsson, Sperlingsson företagarstöd

Du kan välja att lära dig mer om säljglädje och kundglädje.

Det finns en säljutbildning för dig som på ett enkelt sätt vill bli en kunnig säljare.

Plugga på distans och utbilda dig än mera i försäljning.

En grundkurs i försäljning och kundbemötande som du studerar på distans.

Kursen har filmade utbildningsavsnitt – som du tar del av via streaming online.
Du får steg-för-steg undervisning med video.

Mera om säljutbildningen hittar du här …